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      職場的一個新習慣 幫你找回 75% 即將浪費的時間

      你是否在回顧過去的一天或一周時,并沒有太多的成就感?你知道,自己的時間是最有價值的資產,你也知道,之所以總是拼搏,是因為你的收入就是自己如何花費個人時間的直接結果。


      職場的一個新習慣 幫你找回 75% 即將浪費的時間


      今天分享的是一篇「如何記錄時間,將效率提升三倍」,極具可操作性,值得一看。


      你無法買來比自己固有的更多時間,而且時光總在不斷流逝。幾年前,我發現了一個簡單工作系統,能讓自己幾乎三倍提升個人效率。


      在這篇文章中,我將分享一些非常實用的點子,能使你在無需更努力的情況下,馬上提升效率。


      記錄詳細的時間日志


      更好管理個人時間的第一步,就是找出你當前花費時間的方式,而保留一份時間日志,便是完成此事的高效做法。


      只嘗試這種做法一天后,你就會對個人時間的實際去向,立刻獲得深入了解。測算時間的行動本身,通常就足以將無意識習慣提升到清醒意識層面,使你有機會仔細檢查并改變它們。


      具體做法:


      1、從明天開始,無論你何時開始或停止一項活動,都請記錄下所用時間。


      可以考慮使用秒表來記錄每次活動的時間間隔。你可以只在工作時間做此記錄,或是一整天都這樣做。


      2、在當天結束時,將所有時間區塊整理到各個類別中,找出每種類型的活動花了自己多大比例的時間。


      若你想做得更加徹底,可以連續記錄一周,再計算出每種類型的活動所占總時間的比例。請盡可能詳細具體地記錄。一般情況下,我每天最后能有50-100次日志記錄。


      你可能會驚訝地發現,在自己認為是真實工作的事情上,只花了多么小的一塊時間。研究表明一般的辦公室工作者,每天只會做1.5小時的實際工作。


      分析你的記錄結果


      我第一次記錄時間日志時,發現自己一周在辦公室所待的大約60小時里,只完成了15小時的真正工作(浪費了75%的時間)。


      即使從技術上來說,我已比普通辦公室工作者的效率高出兩倍,自己仍為這種結果所煩擾。那其余的45個小時都到哪兒去了?


      時間日志將它們全部展現在我面前,說明了自己并未清醒意識到的所有浪費時間之處—太過頻繁地查看郵件,在毫無必要完成的任務上過于追求完美,沉迷于閱讀各種新聞消息,花太長時間用餐,屈服于本可避免的外界干擾,等等。


      計算個人效率比


      當我意識到在辦公室花了60小時,卻只完成了15小時的實質工作時,便開始詢問自己一些有趣的問題。


      我的收入和成就感只取決于那15個小時,而非自己在辦公室所花的全部時間。因此我決定開始記錄每天的個人效率比,用我花在實質工作上的時間量,除以待在辦公室里的總時間量。對于只花了25%的時間在實質工作上,雖然自己一開始肯定被其所煩擾,我也意識到僅僅工作更長時間將是極其愚蠢的做法。請用這個公式,計算一下自己的「效率比」:


      效率比=真正工作的時間/上班時間


      第一步:少即是多


      減少「上班時間」,迫使工作效率提升。


      若你曾嘗試訓練自己,去做那些你并非真正受到激勵而去做的事情,很可能終會失敗。那便是我在試圖訓練自己工作得更努力時,體驗到的自然結果。


      事實上,試圖更勞累地工作會令自己喪失動力,讓個人效率甚至更低。所以我勉強決定去嘗試相反途徑。到第二天,我只允許自己在辦公室待上總共5小時,當天剩余時間我就不再允許自己做任何工作。(大象注:如果公司不是這么自由,那干脆人為「浪費」幾小時)


      結果,一件有趣的事情發生了:我的大腦以為工作時間成了種稀缺商品,自己幾乎一連工作了5個小時,個人效率也提升到90%。


      我在那周剩余時間里繼續這項試驗,最終完成了25小時的工作,而自己在辦公室總共只待了30小時,從而使個人效率提升到80%。因此,我能將每周上班時間縮減到30小時,同時額外完成了10小時的實質工作。


      一旦大腦意識到工作時間非常稀缺,你突然就將變得更有效率,因為自己必須如此。當你面對緊迫時間限制,通常就能找到更快完成工作的某種方式。但當你的時間應有盡有,效率低下就會變得非常容易。


      第二步:趁熱打鐵


      在保持巔峰效率狀態的同時,逐漸提升工作總時間。


      經過幾周后,我能在逐漸增加每周上班總時間的同時,將個人效率保持在80%以上。到現在我已保持這種狀態很長時間,通常每周能完成大概40小時的實質工作,而只在辦公室里花上大概45小時。


      我已了解到這是自己的理想狀態。假如試圖在辦公室花上更多時間,個人效率就會迅速下降。有趣的是,讓我得以優化個人效率的這套工作系統,也為我生活的其他領域創造出極佳的平衡狀態。


      第三步:循環往復


      記錄時間日志就是在不增加工作時間的情況下,確保優化個人效率的明智選擇。但它只需偶爾進行,就能提供這些好處。


      我每隔3-6個月會記錄一周的時間日志,多年間它已給我帶來巨大轉變,總能為我提供新的優異表現。


      若我有太多月份不記錄時間日志,個人效率就將逐漸下降,自己落回各種無意識的浪費時間習慣之中。你很可能會和我一樣,發現自己對個人效率的直覺感受,與你實際完成的真正工作非常接近。記錄時間日志是個高效能活動,落實它只需很少時間和努力,其長期回報卻無比豐厚。


      文/StevePavlina


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